De verschillende fasen in een project bij ZebraZone kunnen worden opgedeeld in:
 |  |  | |  |
Vaststelling doel onderzoek en projectaanpak
Bij aanvang van het project stelt ZebraZone, samen met het management, het doel van het onderzoek en de projectaanpak vast.
Een belangrijk gesprekspunt is de wijze waarop de optimale betrokkenheid van het (lijn-)management en de medewerker bereikt wordt. Het centrale management speelt hierbij een belangrijke rol door het doel van het project, de koppeling naar beleid en de wijze waarop gewerkt zal worden aan verbeterplannen, helder te communiceren.
Projectplanning
Met een projectgroep wordt de projectplanning vervolgens ingevuld.
Aan de orde komt:
- Het verfijnen van de vragenlijst, bijvoorbeeld op taalgebruik of toevoeging van specifieke vragen.
- De gewenste deelpopulaties, bijvoorbeeld: anciënniteit, geslacht, afdeling, contractvorm, opleidingsniveau, etc.
- De wijze van datacollectie, online en/of op papier.
- De wijze waarop de resultaten gepresenteerd zullen worden.
- De tijdsplanning.
Aanpassing vragenlijst
Er wordt gewerkt met een gevalideerde standaardvragenlijst. Deze kan echter verfijnd worden op taalgebruik of door het toevoegen van organisatiespecifieke vragen. Er kunnen geen vragen verwijderd worden.
Interne communicatie
We besteden speciale aandacht aan de interne communicatie. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het slagen van de meting. Alle betrokkenen dienen tijdig op de hoogte te worden gebracht van het initiatief. Dit kan uiteraard via diverse kanalen, zoals informatiesessies, artikelen in het personeelsblad, affiches en aankondigingen op het intranet. Op basis van uw input en onze ervaring bepalen we samen met u de meest ideale wijze van communicatie.
Deze voorbereidende activiteiten nemen ongeveer 3 à 4 weken in beslag.
Distributie vragenlijst op papier of online
Wanneer alle voorbereidende activiteiten zijn afgerond, kunnen uw medewerkers aan de slag met het invullen van de vragenlijst. Dit kan thuis of op het werk. De medewerkers krijgen de uitnodiging voor deelname aan het onderzoek per e-mail of per (interne) post. Het invullen zelf kan online of op voorgedrukte formulieren. Het invullen van de ZebraZone vragenlijsten duurt maximaal 15 minuten.
Datacollectie
- Anonimiteit: ZebraZone garandeert anonimiteit en een volstrekt vertrouwelijke behandeling van de verkregen antwoorden. Hierdoor verbetert de responsgraad en zijn de antwoorden oprechter en waardevoller, waardoor u betere beleidsinformatie krijgt.
- Responsgraad: U krijgt regelmatig feedback over de responsgraad, zo kan tussentijds bijgestuurd worden. U kunt de responsgraad per afdeling online volgen via de digitale toolset.
- Helpdesk: wij beschikken over een professionele helpdesk, zodat uw eigen diensten minimaal belast worden.
Dataverwerking
De data worden verwerkt en gecontroleerd op integriteit en volledigheid. Daarna worden de statistische analyses uitgevoerd.
Opstellen rapportering
De resultaten worden vergeleken met de benchmark en er wordt een heldere inzichtelijke rapportering opgesteld.
Deze hele fase neemt ongeveer 4 à 5 weken in beslag.
De cruciale fase van het project is het vertalen van de meetresultaten in actieplannen en de implementatie ervan.
Communicatie van resultaten
De eerste stap is dat het management en het personeel van uw organisatie de resultaten van de meting gecommuniceerd krijgen. Hiervoor kunt u gebruik maken van de heldere rapportering die bestaat uit een aantal overzichtelijke grafieken. De rapportering laat u direct zien waar de prioriteiten gelegd moeten worden.
Het management ontvangt een executive summary, die wordt toegelicht door onze consultants. Verder kunt u gebruik maken van de ZebraZone Toolset, waarmee u online kunt inzoomen op specifieke groepen of op de verschillende organisatieonderdelen. De toolset stelt u ook in staat om zonder enige statistische voorkennis nadere analyses te maken of om op een eenvoudige manier grafieken te genereren.
Creëren randvoorwaarden voor een succesvol verandertraject
Het uiteindelijke doel is het vertalen van de meetresultaten in resultaten op de werkvloer.
De volgende punten zijn hierbij van belang:
- Neem de resultaten serieus. De ZebraZone rapportering is een vorm van feedback aan de organisatie. Belangrijk is dat het management - op alle niveaus in de organisatie - zich openstelt voor deze feedback. Wanneer de organisatie i.c. de leidinggevenden bereid zijn om kritisch naar zichzelf te kijken, zullen de medewerkers ook gestimuleerd worden om zich open op te stellen en kritisch naar zichzelf te kijken. Op deze manier ontstaat een open communicatie en wordt de basis gelegd om afspraken te maken over het gedrag van de organisatie én van de medewerkers.
- Leg de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van actieplannen in de lijn. Het lijnmanagement speelt immers een belangrijke rol om de uitkomsten van het onderzoek met de medewerkers op de werkvloer te bespreken, te interpreteren en afspraken te maken over verbeteringen.
- Zorg dat er centrale sturing is. Formuleer resultaatdoelstellingen en zorg dat het lijnmanagement voldoende is toegerust om de resultaten in een open communicatie met de medewerkers te bespreken en om actieplannen op te stellen en uit te voeren.
- Maak de samenhang zichtbaar tussen de resultaten van het onderzoek en de acties die eruit voortvloeiden.
Actieplan centrale thema's
Uit het onderzoek komen meestal enkele verbeterpunten, die het beste op centraal niveau aangepakt kunnen worden of die centrale regie behoeven. Belangrijk is dat hier hoge prioriteit aan wordt gegeven en dat dit helder wordt gecommuniceerd naar de organisatie. De HR-afdeling heeft een belangrijke rol te vervullen als intern expertisecentrum. Daarnaast dragen HR-professionals zorg voor een goede afstemming van de acties op verschillende niveaus. Belangrijk is dat ze zich opstellen als interne adviseurs van het management en het initiatief niet naar zich toe trekken.
De doorlooptijd van het natraject neemt 3 tot 6 maanden in beslag, afhankelijk van de aard van de knelpunten in een organisatie.