Les différentes phases d'un projet ZebraZone peuvent être subdivisées en:
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Définition de l'objectif de l'étude et de l'approche du projet
Au début du projet, ZebraZone définit, en collaboration avec le management, l’objectif de l'étude et l’approche du projet.
La manière dont on obtient une implication optimale du management (de ligne) et du collaborateur constitue un sujet de discussion essentiel. Le top management joue ici un rôle primordial en communicant clairement l’objectif du projet, le lien avec la gestion et la manière dont on procédera ultérieurement à des plans d’amélioration.
Planning du projet
Un groupe de projet établit ensuite le planning.
A l’ordre du jour:
- L’affinement du questionnaire, par exemple en termes de langue utilisée ou d'ajout de questions spécifiques.
- Les sous-populations souhaitées, par exemple: ancienneté, sexe, département, forme de contrat, niveau de formation, etc.
- La manière de collecter des données, en ligne et/ou sur papier.
- La manière dont les résultats seront présentés.
- Le planning dans le temps.
Adaptation questionnaire
Nous utilisons un questionnaire standard validé. Celui-ci peut cependant être affiné en fonction de la langue utilisée ou en ajoutant des questions spécifiques à l’entreprise. Aucune question ne peut être éliminée.
Communication interne
Nous attachons une importance toute particulière à la communication interne. Il s’agit d’une condition fondamentale pour la réussite de la mesure. Toutes les personnes concernées doivent être mises au courant de l’initiative à temps. Ceci peut se faire à travers divers canaux, comme des sessions d’information, des articles dans le journal d’entreprise, des affiches et des annonces sur l’intranet. Sur base de vos informations et de notre expérience, nous déterminons ensemble la manière idéale de communiquer.
Ces activités préparatoires prennent environ 3 à 4 semaines.
Distribution du questionnaire sur papier ou en ligne
Lorsque toutes les activités préparatoires sont terminées, vos collaborateurs peuvent commencer à remplir le questionnaire. Il y a moyen de faire cela à la maison ou sur le lieu du travail. Les collaborateurs reçoivent l’invitation à participer à l'étude par e-mail ou par courrier (interne). Le questionnaire peut être rempli en ligne ou sur des formulaires préimprimés. Il faut environ 15 minutes pour remplir le questionnaire ZebraZone.
Collecte des données
- Anonymat: ZebraZone garantit l’anonymat et un traitement tout à fait confidentiel des réponses obtenues. De cette manière, le taux de réponses s’améliore, les réponses sont plus honnêtes et précieuses, ce qui vous permet d’obtenir une meilleure information de gestion.
- Taux de réponses: Vous recevez régulièrement un feedback sur le taux de réponses afin de pouvoir corriger le tir en cours de route. Vous pouvez suivre le taux de réponses en ligne via le toolset digital.
- Helpdesk: nous disposons d’un helpdesk professionnel, de cette manière, vos propres services subissent un dérangement minimal.
Traitement des données
Nous traitons les données et vérifions si celles-ci sont intègres et complètes. Par la suite, nous effectuons des analyses statistiques.
Mise en place du reporting
Les résultats sont comparés au benchmark et nous établissons un rapport clair et intelligible.
La totalité de cette phase dure 4 à 5 semaines.
Le coeur du projet est la traduction des résultats de mesure en plans d’action et leur implémentation.
Communication des résultats
La première étape est de faire en sorte que les résultats de la mesure soient communiqués au management et au personnel de votre organisation. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le reporting composé de graphiques significatifs. Le reporting permet de voir immédiatement où se situent les priorités.
Le management reçoit un executive summary que nos consultants vous présentent. Vous pouvez également utiliser le toolset ZebraZone qui vous permet de focaliser en ligne sur des groupes spécifiques ou sur différentes parties de l’organisation. Le toolset vous permet également d’effectuer des analyses approfondies sans connaissance statistique préalable ou de générer des graphiques de manière simple.
Création de conditions secondaires pour aboutir à un trajet de changement à succès
L’objectif final est la traduction des résultats de mesure en résultats sur le lieu du travail.
Pour ce faire, les points suivants sont d’importance:
- Prenez les résultats au sérieux. Le reporting de ZebraZone est une forme de feedback à l’organisation. Il est important que le management (à tous les niveaux de l’entreprise) soit ouvert à ce feedback. Lorsque l’organisation, dans ce cas-ci les dirigeants, sont disposés à s'observer de manière critique, les collaborateurs seront également entraînés à s’ouvrir et à s'évaluer. De cette manière, il existe une communication ouverte et on crée ainsi la base d'un consensus sur le comportement de l’organisation et des collaborateurs.
- Donnez la responsabilité de l’exécution des plans d’action au management de ligne. Le management de ligne joue en effet un rôle important dans la communication des résultats de l’enquête avec les collaborateurs sur le lieu du travail, l’interprétation et la mise en place d’améliorations.
- Faites en sorte qu’il y ait une direction centrale. Formulez des objectifs de résultats et faites en sorte que le management de ligne ait les compétences suffisantes pour discuter des résultats avec les collaborateurs en utilisant une communication ouverte. Qu'il puisse mettre en place et exécuter les plans d’action.
- Faites en sorte qu'il y ait une réelle cohésion entre les résultats de l’enquête et les actions qui en découlent et que ces dernières soient effectivement visibles.
Plan d’action thèmes centraux
La plupart du temps, l'étude permet de détecter quelques points d’amélioration qu’il vaut mieux aborder centralement ou qui nécessitent une gestion centralisée. Il est important de les traiter avec une grande priorité et d’en faire clairement part à l’organisation. Le département des RH a un rôle important à jouer en tant que centre d’expertise interne. Mis à part cela, les professionnels des RH s’assurent que les actions sont bien adaptées à différents niveaux. Il est important qu’ils se positionnent comme des conseillers internes du management et qu’ils ne s’approprient pas l’initiative.
La durée du projet de suivi prend 3 à 6 mois, en fonction du type de problèmes diagnostiqués au sein d’une organisation.